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有限会社業務改善創研のコラム(介護コンサルタント福岡浩)

介護コンサルタント福岡浩のコラム

崩れやすいPDCAサイクル

小さい会社が効率よく事業を進めようと考えて、PDCAサイクルを導入し定着させるのは、相当の強い意志がなければできません。 その事業運営に係わる人々全員が導入の目的や意義を理解しなければ達成できないものです。

さて、何事も計画から始まります。 そして、その計画に基づいて実行、実施されます。 実行、実施した結果と計画で示した予定の結果に差異が生じるので、その差異を捉えて計画の評価を行い、見直し、変更を加えて新たな計画を立てます。

例えば、一年間で100人の顧客を獲得しようと計画したら、四半期で25人の顧客を獲得する計画になりますが、 1-3月、4-6月までは順調に25人ずつ獲得し、第三四半期の7-9月で15人しか獲得できないという結果になったとします。 ここで予定を下回ってしまった原因をあれこれ振り返ってみます。 多くの場合にこの振り返りが不十分のまま、時間が経過する傾向があります。 わかりやすく言えば、振り返りのやり方が分かっていないか、または、振り返りを計画の見直しに反映できていないか、です。 コンサルティングの場面で、もっとも多く見受けられるのが、計画と実績の乖離からその原因を読み取る作業を十分にできていないことです。

経営者や部門の長が、PDCAサイクルを掲げて関係者に理解と協力を促して始めても、P=計画を立案し全員が納得したとしても、早ければD=実行、実施の段階で崩れます。 その後、C=チェック、検証がほとんどできないとなると、A=見直し、変更へのアプローチも実質的に機能しなくなります。 いわゆる形だけの作業が改善もなく続きます。

勿論、原因は一つではありません。7-9月に15人しか獲得できなかった結果を踏まえた時に、それは何が原因だったのかを掘り下げて分析していません。 計画を下回る実績となった原因を追究しきれないのは、時間がないからと思い込んでいる人がいますが、 そうではなく分析力が備わっていないことやそもそも原因分析の方法がわかっていないことに起因しています。 私はその振り返り作業の現場に居合わせることがあるので、よくわかります。

PDCAサイクルの必要性を感じているなら、4つの段階でもっとも重要なCの作業を十分にやり切ることで、少しずつでも改善します。 Cの作業がなぜ重要なのか。それは、自らの組織の実力(組織力)が自覚でき、より精度の高い計画立案に繋がるからです。

4つの段階をただ漫然とこなしているだけのPDCAサイクルに陥っていないか、今一度再確認しましょう。

2013年9月3日掲載

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